Office Manager

Descriptif du poste :

L’office manager a pour mission de gérer les tâches administratives, de prendre en charge le bon fonctionnement du bureau, de sa coordination et de sa supervision.

Il (elle) est l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs internes et externes.

 

RESPONSABILITÉS

Assistance administrative :

  • Accueil téléphonique et physique
  • Traitement du courrier (papier & mails) : tri, distribution, envoi
  • Gestion des notes de frais : contrôle, transmission à la comptabilité
  • Préparation paie
  • Réservations des déplacements
  • Gestion des fournitures, des prestataires de service (téléphonie, site internet , bureautique etc.)
  • Gestion de la facturation et des factures
  • Tenue des tableaux de bord
  • Gestion tableau de présence (TT & présentiel)
  • Classement contrats
  • Suivi des activités d’Actemis Caen (Factures, fournisseurs, fournitures , tableau de bord
  • Mise à jour régulière Notion

Ressources humaines :

  • Gestion administrative du personnel : préparation des contrats de travail, gestion des congés et maladie, préparation de la paie, préparation des fins de contrat, mutuelle, Prévoyance, Ticket restaurant, carte de visite, PST, RTT
  • Organisation de l’accueil des nouveaux collaborateurs : onboarding
  • Organisation des départs des consultants ; Offboarding
  • Recrutement : diffusion des annonces, traitement des candidatures, relations-écoles
  • Plan de formation : Individuel et collectif
  • Coordination & accompagnement RH

Communication interne et externe :

  • Organisation des événements ( Pot d’accueil, Petit déjeuner, Noël, Séminaire, porte ouverte, salons )
  • Animation de l’espace de travail
  • Animation des réseaux sociaux (Site internet & Linkedin)
  • Préparation des réunions et des présentations

HARDS SKILLS & SOFT SKILLS

Hard skills

  • Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Maîtrise des réseaux sociaux
  • Très bonne maîtrise orale et écrite de la langue française
  • Capacités rédactionnelles

Soft skills

  • Excellentes qualités relationnelles
  • Sens de la confidentialité
  • Sens du service et diplomatie
  • Autonomie et capacité d’adaptation
  • Pro activé et force de proposition
  • Organisation et sens des priorités

Autres informations:

  • Poste basé à Villeneuve d’Ascq.
  • Poste en 3/5 ème
  • CDI, Rémunération fixe (26K€-30K€ brut/an selon profil)
  • Mutuelle, Tickets restaurants

Merci d’envoyer votre candidature (CV + lettre de motivation) par mail à cdelannoy@actemis.com

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